Yazarlarımız

İşverenin Özlük Dosyası Tanzim Etme Sorumluluğu

Zeynep Cansu Kolaylı Avukat

İşçi istihdam eden her işverenin yerine getirmesi gereken birtakım sorumluluklar mevcuttur. Bu sorumluluklardan en önemlilerinden biri, işçinin özlük dosyasının tutulmasıdır.

Uygulamada pek çok işveren, işçiler tarafından açılabilecek davalara işçinin çalıştığı dönemde hazırlık yapmayıp dava sonucunda ortaya çıkan sonuçtan şikayet etmektedir. Bu durumun önüne geçilmesi amacıyla yapılacak pek çok eylem varsa da ne yazık ki işverenler bu eylemleri yerine getirmekten imtina etmekte ve ağır maddi külfetler altına girmek durumunda kalmaktadırlar. 4857 sayılı İş Kanunu’nun 75. maddesinde, işverenin çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası tanzim etmesi zorunluluğu getirilmiştir. Bu doğrultuda, işveren, işçinin birtakım bilgilerini bünyesinde barındırmak ve istenildiği zaman yetkili mercilere göstermek zorundadır. Mevzuatta işçinin özlük dosyasında bulunması gereken belgeler tam ve net olarak sayılmamışsa da genel kabule göre işbu dosya içerisinde bulunması gereken belgeler; işçinin işe başvuru formu, iş sözleşmesi, işe giriş bildirgesi, aile durum bildirimi formu, işçinin kimlik bilgileri, nüfus cüzdanı sureti, aylık maaş bordroları, diploma fotokopileri, işçinin özgeçmişi, demirbaş malzeme teslim belgesi, sağlık raporu, adli sicil kaydı, askerlik durumuna ilişkin belge, yıllık ücretli izin belgeleri, iş sözleşmesinin sona ermesine ilişkin tutanaklar, iş kazalarında yapılması gereken bildirim belgeleri, iş kazası tutanakları, işçiye iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili verilmesi gerekli eğitimlere ilişkin belgeler fazla çalışma onay belgesi, işçinin kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin onay belgeleri, mazeret izin belgeleri, disiplin kayıtları, adres bildirimi, işe izinsiz gelmeme/iş geç gelme tutanağı, bu durumlarda işçiye gönderilen ihtarnameler; işçinin işten çıkması halinde, sigortalı işten ayrılış bildirgesi, istifa dilekçesi, ibraname, olarak sayılabilir. İşin mahiyetine göre alınması gereken başkaca belgeler mevcutsa da yazımızın kapsamı sınırlı olduğundan, yukarıdaki belgelerin temel belgeler olduğunu ifade etmek gerekir. Yukarıda sayılan belgelerin işveren nezdinde tutulması, gerekli zamanlarda güncellemelerinin yapılması işveren açısından kanuni bir zorunluluktur. Zira işçinin özlük dosyasını oluşturmaması halinde işveren aleyhine İş Kanunu’nun 104. maddesi uyarınca idari para cezası uygulanır. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu(KVKK) ile özlük dosyalarında arşivlenen bilgilerin gizliliği daha da önemli hale gelmiştir. Özlük dosyalarının kişisel verileri içermesi nedeniyle titizlikle saklanması gerekmektedir. Bu dosyaların ne şekilde saklanacağına ilişkin çeşitli düzenlemeler mevcutsa da, konuya ilişkin net bir hüküm bulunmamaktadır. Ancak Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından yayımlanan “Kişisel Veri Güvenliği Rehberi”nde kişisel veri güvenliğinin sağlanması için kişisel veri içeren kağıt ortamındaki evrakın, sunucuların, yedekleme cihazlarının, CD, DVD ve USB gibi cihazların ek güvenlik önlemlerinin olduğu bir odaya alınmaları, kullanılmadığı zamanlarda kilit altında tutulmaları, bu odaya giriş çıkış kayıtlarının tutulması gibi fiziksel güvenliğin arttırılmasına ilişkin önlemler alınması gerektiğine yer verilmiştir. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür. KVKK mevzuatı uyarınca işçinin özlük dosyasında, gereksiz ve amacı olmayan belge ve bilgi bulundurulmamalıdır. İhtiyaç duyulmayan kişisel verilerin Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi ve Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik’te düzenlenen usul ve esaslara göre silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi gerekmektedir. İşverenin özlük dosyası oluşturması, işçi tarafından ileride açılacak davalara ilişkin delil oluşturma açısından da önem arz etmektedir.

Uygulamada bu belgeler pek çok işveren tarafından usulüne uygun şekilde düzenlenmemektedir. Bu durum da işveren açısından ispat sorunu oluşturarak işçiler tarafından açılan davalarda işveren aleyhine kararlar verilmesine sebep olmaktadır. Örneğin, yıllık iznini kullanmadığı gerekçesiyle dava açan bir işçinin bu izinleri kullandığına ilişkin tanzim edilen yıllık izin belgelerinin, kendisine fazla mesai ücreti ödenmediğini ifade eden bir işçi tarafından imzalanmış fazla mesai tahakkuku bulunan maaş bordrolarının sunulması davalarda işverenin lehine olan hükümlerin uygulanmasını sağlayacaktır. Yine, işten haksız yere çıkarıldığı gerekçesiyle işe iade davası açan işçi tarafından tanzim edilmiş savunma dilekçelerinin ve işveren kayıtlarının sunulması, işçinin davasının reddedilmesi sonucunu doğurabilecektir. Aynı şekilde, işçiyi işe gelmediği gerekçesiyle işten çıkarmış olan işveren nezdinde tutulan devamsızlık tutanaklarının sunulması da yine işçinin davasının reddedilmesi sonucunu doğurabilecektir. Özlük dosyalarının usulüne uygun şekilde tutulması işçi açısından da lehe durum oluşturmaktadır. Yıllık izninin tamamını kullanmadığını ifade eden işçiye ait yıllık izin belgeleri işveren tarafından sunulduğunda bakiye yıllık izin günleri tespit edilecek; işçi alacağına kolayca erişebilecektir. Aynı şekilde, işten haksız yere çıkarıldığını ifade eden bir işçi karşısında işverenin herhangi bir yazılı belge sunamaması halinde işçi davayı kazanabilecektir.

Sonuç olarak, işverenin özlük dosyası tanzim etmesi, kanuni bir zorunluluk olmasının yanında, açılan davalarda işveren lehine sonuç elde edilmesini sağlayacaktır. Uygulamada özlük dosyalarının işveren tarafından usulüne uygun şekilde tanzim edilmemesi işverene maddi külfet olarak dönmektedir. Bu durumun önüne geçmek ve her iki tarafın hakkının tam olarak tespit edilmesini sağlamak için işverenin kanuni zorunluluğunu yerine getirmesi gerekmektedir.

İşverenin özlük dosyası tanzim etmesi, kanuni bir zorunluluk olmasının yanında, açılan davalarda işveren lehine sonuç elde edilmesini sağlayacaktır. Uygulamada özlük dosyalarının işveren tarafından usulüne uygun şekilde tanzim edilmemesi işverene maddi külfet olarak dönmektedir.

İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.

Daha Fazla Göster

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

Göz Atın
Kapalı
Başa dön tuşu